Comment changer d'intégrateur ERP ?
Mission impossible ... ou pas !
Voici quelques bonnes pratiques qui devraient vous aider à passer ce cap si particulier.
1. L'état des lieux
Quelle situation dans votre entreprise
Il est important de recenser les points critiques qui bloquent le système d’information.
De nombreuses causes à identifier, parmi lesquelles :
- Les équipes peu ou pas formées
- De nouvelles recrues non opérationnelles
- Une ancienne version logicielle qui n’est plus adaptée aux besoins du moment
- Une relation tendue avec l’intégrateur historique
- Une DSI interne qui ne peut plus suivre le projet ERP
- Un changement de Managers qui n’ont pas pris part au déploiement initial.
- …
Quelles ressources en interne et externe
- Quel niveau d’indépendance cherchez-vous ?
- Bénéficiez-vous d’une DSI ?
- Quels types de profils au sein de la DSI et quel niveau de maitrise des outils ?
- Identifiez les utilisateurs clés et les potentiels Ambassadeurs (pour le futur)
- Quels experts externalisés à vos côtés
Le planning critique
Identifier les évènements qui peuvent bousculer vos plannings de déploiement à venir.
- Echéance de votre contrat de licence, de services, de maintenance…
- Nouvel exercice comptable
- Fusion prochaine avec un groupe
- Rachat d’une nouvelle entité
- Accès à de nouvelles activités ou nouveaux marchés (par exemple à l’international)
- …
Les moyens financiers
Vos capacités financières doivent aussi dicter vos plannings et priorités. Quelques exemples.
- Budget à libérer avec progressivité – Définition de la cadence et du montant
- Etalement pluriannuel
- Possibilité de financer en partie le projet (Aides locales ou subventions, par exemple pour l’outil industriel)
2. Le passage à l'acte
Se faire aider pour trouver le bon prestataire.
Il existe quelques experts spécialistes de ce type de mission. Vérifiez bien sa capacité à pouvoir mener ce type de mission. Il ne s’agit pas pour vous de mener une mission d’élaboration de cahier des charges. Faire évoluer l’existant est un tout autre projet.
Mener des « petits » ateliers, sans tomber dans le piège des réunions faites pour réaliser un Cahier de charges.
Les ateliers doivent reposer sur des grilles qui recensent les items essentiels de votre entreprise. Il ne s’agit pas de définir les 38 champs d’une fiche Société ! Mais plutôt de savoir que vous avez besoin de gérer l’arborescence des organisations de vos clients (maison mère, filiales, agences, bureaux…).
Rédiger un cahier de consultation orienté sur les enjeux et les priorités de l’entreprise.
Ce cahier sera le support de votre grille issue des Ateliers. Il campe le décor et précise les items présents dans la grille. Il s’agit là de donner le cadre et les règles du jeu dans lesquels votre projet devra se dérouler afin que le futur prestataire puisse être force de proposition.
Mener des consultations auprès de différents candidats.
Une fois vos supports élaborés, vous pouvez les diffuser sur une sélection de 2 à 4 prestataires. Pas plus !
N’hésitez à les solliciter avant même cette diffusion. Afin de valider quelques points importants à vos yeux.
Evaluer leurs réponses via des Benchmarks.
Créer une grille de Benchmark afin d’évaluer les points essentiels à vos yeux. Les critères peuvent être ; techniques, fonctionnels, écosystème, équipes constituées, positionnement tarifaire…
Les recevoir et leur faire passer un « Grand Oral ».
C’est un des moments les plus importants. Constituez un petit comité qui les recevra.
Posez toutes les questions qui vous taraudent… C’est maintenant ou jamais.
Remplissez vos Benchmarks après les soutenances.
Commentez en petit comité votre Benchmark.
Un des candidats va sortir du lot.
Lorsque votre choix est fait, prévoir les éléments de contractualisation de façon précise.
Elaborez le planning en Version zéro avec le candidat pressenti.
Lancez le projet !
Notre conseil – Faites-vous assister par un professionnel aguerri.
Et puis un acteur extérieur et expert de ces questions ne pourra qu’apporter de la crédibilité à votre nouvelle démarche en interne. Appuyez-vous sur eux pour faire passer des messages.
Heuralys est aussi capable de mener la plupart de ces missions. En particulier s’il s’agit de faire évoluer une solution ERP de type Navision Software ou ancienne version de Microsoft Dynamics Nav.
Les équipes Heuralys sont expérimentées et ont à ce jour menées de nombreuses missions de migration de version ERP de Microsoft.